Gestión de la agenda profesional

Uno de los retos más difíciles que enfrentan los/las profesionales es organizarse con constancia.
La complejidad de la realidad que tenemos que gestionar – trabajo, vida personal, familiar y social, formación continua – exige el desarrollo de un sistema propio de gestión del flujo de trabajo, más allá de las clásicas técnicas de organización y priorización de tareas.

Objetivo general de la formación:
Encontrar un modo de responder a qué hacer, cómo y cuándo que permita a cada asistente lograr resultados de forma constructiva y con anticipación, sin tener que ir apagando fuegos, evitando caer en la ansiedad y obteniendo buenos resultados.

Los objetivos específicos son:
1. Comprender los verdaderos pilares de la productividad, sin los cuales las agendas son un instrumento inútil.
2. Identificar los estresores principales que impiden alcanzar los objetivos.
3. Aprender técnicas efectivas para combatir los estresores y mantenerse concentrado.
4. Aprender a crear una agenda realista en base a decisiones correctas sobre qué hacer, cuándo y cómo.
5. Adueñarse de la agenda: lograr rematar las tareas y defenderla de los demás.
6. Conocer herramientas básicas TIC de productividad personal y colaborativa.

Contenidos:

1. Introducción: Gestionas el trabajo, no el tiempo.
a. El tiempo y la concentración, recursos escasos.
b. La herramienta agenda es inútil si no sabes decidir qué hacer, cómo y cuándo.
c. Las recetas de otros no te sirven: invierte tiempo en crear tu sistema.

2. Los 3 pasos para crear una agenda realista: decidir qué hacer, cómo y cuándo:
a. Paso 1: Decidir qué hacer
• Define qué es lo que quieres lograr: objetivos, no tareas.
• Define para qué lo quieres hacer: alineación con tu proyecto.
• Define cómo será el resultado que deseas: estándares.
b. Paso 2. Decidir cómo hacerlo:
• Aplica un sistema para decidir las tareas: planifica, prioriza, organiza (eliminar, optimizar, delegar).
• Ajusta tu actitud para lograr ejecutarlas. Autodisciplina: motivación efectiva y autogestión emocional.
c. Paso 3. Decidir cuándo hacerlo:
• Estima la duración de cada objetivo y trasládalo a la agenda.
• Optimiza tu agenda: bloques de tiempo, agrupación de tareas, automatizaciones, programar las distracciones.

3. Defender tu agenda: tu agenda es tuya y solo tuya.
• Agenda en función de tus prioridades, no de las de otros.
• Sé asertivo/a: aprende a decir NO.
• Sé realista: agenda en función de tu capacidad de concentración y de tu energía.
• Sé práctico/a: gestiona tu agenda con una herramienta adecuada para ti. Herramientas TIC.